Şahıs Şirketi Nasıl Kurulur? Vergi Dairesi, MERSİS, Yoklama ve Fatura Süreci

Şahıs şirketi kurmak için faaliyet konusu ve iş adresi belirlenir, işe başlama bildirimi vergi dairesine iletilir, yoklama tamamlanır ve faaliyete uygun fatura veya serbest meslek belgesi düzeni kurulur. MERSİS ve ticaret sicili kaydı ise her gerçek kişi mükellef için otomatik olarak zorunlu değildir; ticari işletmenin niteliğine ve tabi olunan sicile göre değerlendirilir.

Kuruluş maliyeti, tamamlanma süresi ve vergi yükümlülükleri faaliyet türüne göre değişir. Özellikle faaliyet kodu, iş yeri adresi, ticari kazanç–serbest meslek ayrımı ve e-belge türü başvuru yapılmadan önce netleştirilmelidir.

• Vergi açılışı için işe başlama bildirimi kanuni süresi içinde yapılmalıdır.
• MERSİS, vergi kaydının yerine geçmez ve her faaliyet için aynı biçimde uygulanmaz.
• Yoklama sırasında beyan edilen adresin faaliyetle uyumu kontrol edilebilir.
• E-Fatura, e-Arşiv Fatura veya e-Serbest Meslek Makbuzu seçimi mükellefiyet türüne göre yapılır.

Şahıs şirketi nasıl kurulur? Adım adım vergi açılışı

Günlük dilde “şahıs şirketi” denilen yapı çoğunlukla gerçek kişi adına yürütülen ticari işletmeyi veya serbest meslek faaliyetini ifade eder. Limited şirketten farklı olarak işletme sahibinden ayrı bir sermaye şirketi tüzel kişiliği kurulmaz. Bu nedenle ilk adım, yalnızca bir şirket adı seçmek değil, gelirin hangi faaliyet kapsamında elde edileceğini belirlemektir.

1. Faaliyet türünü ve NACE kodunu belirleyin

Satılacak mal veya sunulacak hizmet açık biçimde tanımlanmalıdır. İnternetten ürün satışı, yazılım geliştirme, danışmanlık, tasarım, üretim ve aracılık gibi faaliyetlerin vergi ve belge düzeni aynı olmayabilir.

Yanlış veya eksik faaliyet kodu; e-belge yükümlülüğü, oda kaydı, iş yeri ruhsatı ve bazı sektörel izinlerde sorun doğurabilir. Birden fazla faaliyet yürütülecekse ana faaliyet ile ek faaliyetlerin birlikte değerlendirilmesi gerekir.

2. İş yeri adresini hazırlayın

İşletme adresi ev, kiralık ofis, mülk sahibine ait bir yer veya koşulları karşılayan başka bir çalışma alanı olabilir. Başvuruda kimlik ve adres bilgilerinin yanında duruma göre kira sözleşmesi, tapu bilgisi, imza belgesi veya vekâletname istenebilir. Belgelerin bir kısmı kamu sistemlerinden elektronik olarak alınabilse de faaliyet ve vergi dairesine göre ek belge talebi oluşabilir.

Ev adresinin kullanılması tek başına her faaliyet için yasak değildir. Ancak üretim, müşteri kabulü, tabela, depolama veya çalışan istihdamı söz konusuysa belediye ruhsatı, apartman yönetim planı ve Kat Mülkiyeti Kanunu yönünden ayrıca kontrol gerekebilir. Kiralanan iş yerinde mal sahibinin statüsüne bağlı olarak kira stopajı da gündeme gelebilir.

3. İşe başlama bildirimini yapın

Gerçek kişiler işe başlama bildirimini Dijital Vergi Dairesi üzerinden veya yetkili vergi dairesi kanalıyla yapabilir. Vergi Usul Kanunu kapsamında gerçek kişiler için işe başlama bildiriminin işe başlama tarihinden itibaren on gün içinde verilmesi esastır.

Çevrim içi ekranların adları ve istenen alanlar zamanla değişebilir. Başvuru sırasında genellikle şu bilgiler hazırlanır:

• Faaliyetin başlangıç tarihi
• Ana ve ek faaliyet konuları
• İş yeri adresi
• Mülkiyet veya kira bilgileri
• Çalışan ve şube bilgileri
• İletişim bilgileri
• Başvuruyu vekil yapıyorsa vekâlet bilgileri

Faaliyete gerçekte başlanmadan rastgele bir tarih seçilmesi veya satış yapıldıktan sonra bildirimin uzun süre ertelenmesi risklidir. Başlangıç tarihi; sözleşme, ilk satış, iş yerinin hazırlanması ve belge düzeniyle uyumlu olmalıdır.

4. Vergi dairesi yoklamasını takip edin

Başvurudan sonra vergi idaresi iş yerinin ve beyan edilen faaliyetin durumunu yoklama yoluyla kontrol edebilir. Yoklama fiziksel ziyaretle veya mevzuatın izin verdiği elektronik yöntemlerle yürütülebilir.

Kontrol sırasında genellikle şu konular önem taşır:

• Adresin bulunabilir ve beyanla uyumlu olması
• Faaliyetin adreste yürütülebilir görünmesi
• Kira veya mülkiyet bilgisinin doğrulanabilmesi
• Tabela, ekipman, stok ya da çalışma düzeninin faaliyetle çelişmemesi
• Yetkili kişinin ulaşılabilir olması

Yoklama görevlisi adına ödeme talep eden, kişisel hesaba para gönderilmesini isteyen veya resmî sistem dışında belge isteyen kişilere karşı dikkatli olunmalıdır. Başvurunun durumu yalnızca vergi idaresinin resmî kanallarından kontrol edilmelidir.

5. Vergi levhasını ve mükellefiyet bilgilerini kontrol edin

Vergi kaydı oluşturulduktan sonra vergi levhası elektronik ortamdan alınabilir. Levhada ad, vergi kimlik bilgisi, faaliyet kodu, iş yeri adresi ve kazanç türü gibi alanlar kontrol edilmelidir. Yanlış faaliyet kodu veya adres görülürse ilk faturayı düzenlemeden önce düzeltme süreci başlatılması daha güvenli olur.

Vergi levhasının oluşması, belediye ruhsatı veya sektörel izin gereken bir işte bu izinlerin de otomatik olarak tamamlandığı anlamına gelmez.

Şahıs şirketi kuruluşunda MERSİS kaydı zorunlu mu?

MERSİS, ticaret sicili işlemlerinin merkezi elektronik sistemidir. Gerçek kişi tacirin ticari işletmesini ticaret siciline tescil ettirmesi gereken durumlarda MERSİS süreci gündeme gelir. Buna karşılık serbest meslek erbabı, esnaf siciline tabi kişiler ve yalnızca belirli bir vergi mükellefiyeti açtıran kişiler için aynı tescil yolu uygulanmayabilir.

Bu nedenle “Önce MERSİS kaydı yapılmadan vergi açılışı olmaz” şeklindeki genelleme doğru değildir. İzlenecek yol üç soruya göre belirlenmelidir:

1. Faaliyet ticari kazanç mı, serbest meslek kazancı mı doğuruyor?
2. İşletme tacir mi yoksa esnaf statüsünde mi değerlendiriliyor?
3. Ticaret sicili, esnaf sicili, meslek odası veya sektörel kayıt zorunluluğu var mı?

Ticaret siciline tescil gereken bir gerçek kişi işletmesinde unvan, işletme adresi, faaliyet konusu ve diğer tescil bilgileri MERSİS üzerinden hazırlanabilir. Vergi kaydı ile ticaret sicili kaydı birbirini tamamlayabilir ancak aynı işlem değildir.

Yoklama tamamlandıktan sonra fatura süreci nasıl kurulur?

Belge türü kazancın ve faaliyetin niteliğine göre seçilir. Ticari işletmelerde fatura veya ilgili e-belge düzeni öne çıkarken serbest meslek faaliyetlerinde serbest meslek makbuzu ve e-Serbest Meslek Makbuzu kuralları önem kazanır.

E-Fatura kullanımı her yeni şahıs işletmesi için koşulsuz ve ilk günden zorunlu kabul edilmemelidir. Zorunluluk; faaliyet alanı, brüt satış hasılatı, özel sektör düzenlemeleri ve güncel tebliğlere göre değişebilir. E-Arşiv Fatura ve e-SMM için de GİB e-Belge duyuruları kontrol edilmelidir.

Belge altyapısı kurulurken şu sıra izlenebilir:

1. Mükellefiyet ve faaliyet bilgilerini doğrulayın.
2. Düzenlenecek belge türünü belirleyin.
3. GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçeneklerinden uygun olanı seçin.
4. E-imza, mali mühür veya başvuru için istenen doğrulama aracını kontrol edin.
5. Seri, tarih, vergi oranı, müşteri bilgileri ve iptal/iade iş akışını hazırlayın.
6. İlk satıştan itibaren belgeleri yasal süresinde düzenleyin ve kayıtlarla eşleştirin.

İlk faturayı düzenleyebilmek, yalnızca bir fatura programı satın almaya bağlı değildir. Kullanılan sistemin GİB kurallarına uygun olması ve belgenin doğru mükellefiyet üzerinden oluşturulması gerekir.

Şahıs şirketi kurulum maliyeti nasıl hesaplanır?

Şahıs şirketi kuruluşu için herkese uygulanabilecek tek bir toplam maliyet yoktur. Vergi kaydı, sicil ihtiyacı, adres türü, meslek mensubu hizmeti ve e-belge yöntemi toplam gideri değiştirir. İnternette belirli bir yıla ait paket fiyatların güncel maliyet gibi kullanılması yanıltıcı olabilir.

Kurulum bütçesi hazırlanırken yalnızca ilk gün ödenecek tutarlar değil, aylık muhasebe hizmeti, sosyal güvenlik primi, kira, beyanname kaynaklı damga vergileri ve e-belge hizmetleri gibi devam eden kalemler de dikkate alınmalıdır. Vergi, ciro üzerinden tek oranlı sabit bir kuruluş gideri değildir; kazanç, giderler, istisnalar ve beyan türleri sonucu etkiler.

Evden internet satışı yapan bir işletme için gerçekçi örnek

Evden el yapımı ürün satmayı planlayan Deniz, önce üretim ile yalnızca satış faaliyetini birbirinden ayırır. Ürün evde üretilecekse belediye, apartman yönetim planı, depolama ve güvenlik şartlarını; hazır ürün alınıp satılacaksa ticari satış faaliyetini ayrıca kontrol eder.

Ardından uygun faaliyet koduyla işe başlama bildirimini yapar ve ev adresindeki yoklama sürecini takip eder. Ticaret sicili veya esnaf sicili kaydının gerekip gerekmediğini faaliyet hacmine ve hukuki statüsüne göre netleştirir. İlk siparişten önce fatura altyapısını kurar; satış yaptığı pazaryerinin belgeyi kendiliğinden düzenlediğini varsaymaz.

Bu örnekte en önemli ayrım şudur: Vergi levhasının alınması, evde her tür üretimin veya müşteri kabulünün otomatik olarak serbest olduğu anlamına gelmez. Vergi, sicil, belediye ve e-ticaret yükümlülükleri birbirinden ayrı kontrol edilmelidir.

Şahıs şirketi kuruluşunda sık yapılan hatalar ve temel riskler

• MERSİS kaydını vergi açılışıyla aynı işlem sanmak: Ticaret sicili ve vergi dairesi farklı işlevlere sahiptir.
• Faaliyet kodunu yalnızca düşük vergi beklentisiyle seçmek: Kod, gerçekte yapılan işle uyumlu olmalıdır.
• Ev adresinin her faaliyet için koşulsuz uygun olduğunu düşünmek: Ruhsat, apartman ve üretim şartları ayrıca incelenmelidir.
• Satış yoksa hiçbir bildirim gerekmediğini varsaymak: Açık mükellefiyette sıfır faaliyet dönemlerinde de beyan veya bildirim yükümlülüğü bulunabilir.
• Pazaryerinin satıcı adına tüm vergi belgelerini düzenlediğini düşünmek: Platform sözleşmesi ve belge sorumluluğu birlikte okunmalıdır.
• E-Fatura ile e-Arşiv Faturayı aynı belge sanmak: Alıcı türü, mükellefiyet ve geçiş şartları belge akışını değiştirir.
• Kişisel hesap ile işletme tahsilatlarını karıştırmak: Ayrı kayıt düzeni, gelir ve giderlerin izlenmesini kolaylaştırır.
• Sektörel izinleri vergi levhasından sonra düşünmek: Gıda, sağlık, eğitim, taşımacılık ve üretim gibi alanlarda ek izinler gerekebilir.

Vergi açılışından sonra yapılacak kontrol listesi

• [ ] Vergi levhasındaki faaliyet kodu ve adres doğru mu?
• [ ] MERSİS, ticaret sicili, esnaf sicili veya meslek odası kaydı gerekiyor mu?
• [ ] Yoklama sonucu ve mükellefiyet başlangıç tarihi doğrulandı mı?
• [ ] Fatura, e-Arşiv Fatura veya e-SMM sistemi hazır mı?
• [ ] Defter ve beyan yöntemi belirlendi mi?
• [ ] KDV, gelir vergisi, stopaj ve diğer beyan dönemleri takvime işlendi mi?
• [ ] SGK sigortalılık durumu kontrol edildi mi?
• [ ] Belediye ruhsatı veya sektörel izin gerekiyor mu?
• [ ] İşletme tahsilatları için kayıt düzeni kuruldu mu?

Uygun mükelleflerin kayıt ve beyan işlemleri Defter-Beyan Sistemi üzerinden yürütülebilir. Sosyal güvenlik statüsü ise başka bir işte 4/a kapsamında çalışma, emeklilik ve mevcut sigortalılık gibi durumlara göre değişebileceğinden Sosyal Güvenlik Kurumu kayıtlarından ayrıca kontrol edilmelidir.

Şahıs işletmesi hızlı kurulabilen bir yapı olsa da açılışla birlikte beyanname, belge düzeni ve sosyal güvenlik sorumlulukları başlayabilir. Sonraki mantıklı adım; faaliyet, adres, sicil ve belge türünü tek sayfalık bir kuruluş planında eşleştirmek, ardından güncel yükümlülükleri vergi dairesi veya yetkili bir mali müşavirle doğrulamaktır.

Sıkça Sorulan Sorular

Kaynaklar ve son kontrol

• Gelir İdaresi Başkanlığı Dijital Vergi Dairesi
• Gelir İdaresi Başkanlığı e-Belge Portalı
• Merkezi Sicil Kayıt Sistemi
• Defter-Beyan Sistemi
• 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
• Sosyal Güvenlik Kurumu